اگر تنها یک موضوع باشد که همه دانشآموزان و دانشجویان سر آن هم نظر باشند، آن موضوع مسئله استفاده درست از زمان است. وقتی کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و زمانتان کم به نظر میرسد، مدیریت حجم آنها میتواند غیرممکن باشد. تکنیک تایم بلاکینگ (Time Blocking) یا همان بلوکبندی زمانی درست همین شرایط به کمک شما میآید. تایم بلاکینگ مثل یک نقشه راه برای روزتان عمل میکند و مسیر روشنی را برای انجام کارها و رسیدن به اهدافتان در اختیار شما میگذارد. اما چطور باید از آن استفاده کرد؟ چه مزایایی دارد؟ آیا این روش برای همه افراد مناسب است؟ در این مطلب از کلاسینو مگ به همه این سوالات پاسخ میدهیم.
فهرست مطالب
تکنیک تایم بلاکینگ چیست؟
تایم بلاکینگ یا همان بلوکبندی زمانی روشی است که در آن، برای کارهای مختلف خود در طول روز، بازههای زمانی مشخصی را در نظر میگیرید. وقتی برای کارهایتان در تقویم زمان مشخصی را برنامهریزی میکنید، روز شما ساختارمند میشود و دیگر میتوانید خیلی راحتتر کارهایتان را انجام دهید. این روش همچنین شما را وادار میکند که اولویتبندی بهتری داشته باشید.
برای مثال، ممکن است تصمیم بگیرید دو ساعت از صبح دوشنبه را به مرور یک درس برای امتحان روز سهشنبه اختصاص دهید. در این بازه، تمام تمرکزتان را روی همان کار میگذارید و انجام هر وظیفه دیگری را به زمان دیگری موکول میکنید. با تعهد کامل به کاری که در دست دارید و البته انجام به موقع آن شانس خود را برای رسیدن به بهترین نتیجه افزایش میدهید.
مزایای تکنیک تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی
تکنیک تایم بلاکینگ باعث میشود بتوانید برای هر دقیقه از روز خود یک برنامهریزی دقیق و بینقص داشته باشید و بدون سردرگمی از یک کار به سراغ کار بعدی بروید. این روش مزایای زیادی دارد؛ بیایید با آنها آشنا شویم.
- کمک به شروع کارها
کارهای بزرگ میتوانند ترسناک باشند و با درست کردن یک لیست بلندبالا از وظایف استرسزا تمرکز شما را از بین ببرد. وقتی برای شروع یا پایان هر کار زمان مشخصی را تعیین میکنید، اضطراب ناشی از انجام آنها کمتر میشود و حجمشان قابلکنترلتر به نظر میرسد. با کاهش حس سردرگمی برای خودتان، شروع کار و رسیدن به اهداف نهایی آسانتر میشود.
- نگاه واقعبینانه به کارها
تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی شما را مجبور میکند به مدت مورد نیاز برای انجام هر کار فکر کنید و حتی همان برآوردها را با پیش رفتن در مسیر انجام آنها تغییر دهید. هرچه بیشتر از این روش استفاده کنید، برنامهریزی شما دقیقتر میشود. وقتی زمان صرفشده برای کارها را در جایی مانند دفترچه یادداشت خود ثبت کنید، میتوانید با تکیه بر این دادهها برنامههای واقعبینانهتری بسازید.
- اولویتبندی کارها
شما وقتی به موفقیت دست پیدا میکنید که بتوانید در زمان درست به انجام کار درست بپردازید. تایم بلاکینگ باعث میشود بتوانید به کارهای مهم زمان کافی اختصاص دهید تا نه مجبور شوید کارهای حیاتی را سرسری انجام دهید و نه وقتتان را صرف کارهای کم اهمیت کنید. مهارت اولویتبندی با گذشت زمان و تجربهي بیشتر بهتر میشود؛ تایم بلاکینگ میتواند به شما کمک کند تا این مهارت را خیلی سریعتر در خودتان رشد دهید.
- کنترل حجم کارها
تایم بلاکینگ جلوی خارج شدن حجم کار از کنترل را میگیرد. وقتی وظایفتان در تقویم مشخص شده باشند، راحتتر میتوانید تشخیص دهید مهلت هر کدام چقدر بوده یا چه کاری در اولویت انجام است. این روش همچنین به شما کمک میکند خیلی زود بفهمید کدام کارها اهمیت کمتری دارند تا قبل از مواجهه با کمبود زمان کارهای مهم را در اولویت قرار دهید.
- جلوگیری از اهمالکاری
مطالعات نشان دادهاند که تعیین مهلتهای شخصی در هنگام تقسیمبندی کارهای بزرگ به وظایف کوچک باعث میشود افراد عملکرد بهتری داشته باشند و دیگر به سمت اهمالکاری نروند. وقتی برنامه کل روز پیش روی شما باشد دیگر برایتان آسان است که کارهایتان را به تعویق نیندازید. همچنین برای جلوگیری از اهمال کاری در درس خواندن یک مقاله برای شما آماده کردهایم که میتوانید مطالعه کنید.
- جلوگیری از بر هم خوردن تمرکز
یکی از مشکلاتی که تکنیک تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی میتواند برطرف کند، جلوگیری از بر هم خوردن تمرکز است. جابجایی مکرر بین کارهای مختلف میتواند استرس را بالا ببرد و باعث شود تا 40 درصد از زمان مفید خودتان را از دست بدهید. تایم بلاکینگ از این موضوع و از دست دادن تمرکز جلوگیری میکند. وقتی با این روش تصمیم به انجام کاری میگیرید دیگر حواس پرتیها نظرتان را جلب نمیکنند.
نحوه استفاده از تکنیک تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی
شما با استفاده از روش بلوکبندی زمانی میتوانید وظایف درسی یا کارهایتان را برای روزهای آینده مشخص کنید. اگر کنترل کافی روی برنامه خود داشته باشید این امکان برایتان وجود دارد که از یک هفته قبل یا حتی بیشتر برای کارهایی که میخواهید انجام بدهید تصمیم بگیرید. روند استفاده از تکنیک تایم بلاکینگ ساده است.
- مرحله اول: همه کارها را از ذهنتان بیرون بیاورید و مانند یک فهرست روی کاغذ بنویسید. این فهرست باید شامل تمام مواردی باشد که باید انجام دهید؛ از جلسات درسی و مطالعه برای امتحانات گرفته تا کارهای شخصی مانند ورزش یا انجام کارهای اداری.
- مرحله دوم: همه کارها به یک اندازه مهم نیستند؛ بعضی از آنها ضروریتر یا فوریترند. مشخص کنید چه کارهایی حیاتی هستند و کدام یک از آنها اهمیت کمتری دارند. سپس بر اساس آن، برای زمانی که در اختیار دارید برنامهریزی انجام دهید.
- مرحله سوم: حالا وقت آن است که از قدرت تخمین خود استفاده کنید و مدت زمان حدودی مورد نیاز برای انجام هر کار را مشخص نمایید. حواستان باشد که در این مرحله دچار خطا نشوید و کارهایی که زمانبر هستند را دستکم نگیرید.
- مرحله چهارم: حالا دیگر کافی است کارهایی را که میخواهید انجام دهید را در تقویم ثبت کرده و برای هرکدام یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید.
مرحله پنجم: حالا نوبت عمل به برنامهای است که برای خودتان در نظر گرفتهاید. همه عوامل حواس پرتی را از خودتان دور کنید و متمرکز شوید. وقتی یک کار تمام شد، به سراغ کار بعدی بروید. اگر کاری در زمان تعیینشده تمام نشد، آن را به یک زمان دیگر موکول کنید و ترتیب برنامه را به هم نزنید.
تکنیک تایم بلاکینگ با تایم باکسینگ چه تفاوتی دارد؟
در حالی که تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی به معنی اختصاص دادن زمان به مجموعهای از کارهاست، تایم باکسینگ یعنی برای هر کار مشخص، یک مقدار زمان دقیق و محدود در نظر بگیرید؛ آن هم در سطحی جزئیتر و ریزتر. اگر با روش تایم باکسینگ کار کنید، تقویم شما شامل تعداد بیشتری تسک میشود اما هر کدام از آنها بهتنهایی زمان کمتری را اشغال میکنند و جزئیات مشخصتری دارند.
تایم باکسینگ زمانی مفید است که تعداد زیادی کار کوچک دارید و باید آنها را در یک بازه زمانی فشرده انجام دهید. با این حال، این روش میتواند فشار اضافی ایجاد کند و باعث شود بیدلیل برای انجام کارها عجله کنید. اگر وجود چند مهلت زمانی نزدیک به هم شما را مضطرب میکند، این روش انتخاب مناسبی برایتان نخواهد بود.
نکات مهم استفاده از تکنیک تایم بلاکینگ
با وجود تمام مزایایی که تکنیک تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی دارد، برخی اشتباهاتی که در طول استفاده از آن ممکن است مرتکب شوید میتوانند برنامه شما برای یک هفته پربازده را بههم بزنند. در ادامه این دامها و راه دوری از آنها را میخوانید تا در مسیر موفقیت باقی بمانید.
- افتادن در دام خطای برنامهریزی
خطای برنامهریزی یعنی دستکم گرفتن زمان و منابع لازم برای انجام یک کار؛ آن هم با وجود اینکه میدانیم کارهای مشابه قبلا بیشتر از حد انتظار زمان بردهاند. این خطا معمولا به دلیل خوشبینی بیش از حد نسبت به تواناییهای خودمان پیش میآید. برای جلوگیری از آن، به جای حدس زدن مدت زمان واقعی مورد نیاز برای انجام کارها را ثبت کنید و هرچه بیشتر زمان صرفشده برای یک نوع کار را در نظر داشته باشید، در دفعات بعد بهتر میتوانید برای آن برنامهریزی کنید.
- سختگیری بیش از حد
درست است که نظم و انضباط برای انجام هر کاری لازم است، اما عدم انعطافپذیری میتواند نتیجه عکس بدهد. برای ایجاد تعادل بهتر است در قدم اول بین بلوکهای زمانی یک زمان خالی قرار دهید تا در صورت بروز اتفاقات غیرمنتظره حتی برای آنها هم برنامهریزی داشته باشید. همچنین فراموش نکنید که فقط چون باید کاری را طبق برنامه پیش ببرید قرار نیست از فرصتهای ناگهانی دوری کنید. اگر مدام کارهای جدید وارد برنامه میشوند یا اولویتها دائما تغییر میکنند، احتمالا مشکل عمیقتری وجود دارد که باید حتما به آن بپردازید.
- برنامهریزی بیش از حد
هنگام برنامهریزی برای کارها، حتما زمانی را برای جابهجایی ذهنی بین کارها در نظر بگیرید. اگر این زمان را نادیده بگیرید، به راحتی از برنامه عقب میافتید. وقتی کارها زیاد هستند، وسوسه میشوید همه آنها را پشت سر هم انجام دهید غافل از اینکه استراحت منظم عملکرد ذهن را بهتر میکند. واقعبین بودن نسبت به توان روزانه خودتان، بدون آسیب زدن به سلامتی بهترین راه برای جلوگیری از خستگی ذهنی است.
- نادیده گرفتن سطح انرژی خودتان
شما انسان هستید و سطح انرژیتان در طول روز تغییر میکند. انجام کارهای سنگین در زمانهایی که بیشترین انرژی را دارید، باعث میشود بهترین عملکردتان را نشان دهید. اگر کاری مهم دارید که باید تا پایان روز انجام شود و میدانید معمولا بعد از ناهار با افت انرژی روبرو هستید، آن را به بعدازظهر موکول نکنید و اول صبح این وظیفه را انجام دهید.
- عدم اصلاح برنامه
مثل هر روش دیگری، تایم بلاکینگ هم نیاز به بازبینی مداوم دارد. اگر یک بلوک زمانی اختصاص داده شده به یک کار همیشه جابهجا میشود یا بعضی کارها بیشتر از حد انتظار طول میکشند، باید برنامه خود را اصلاح کنید. تایم بلاکینگ قرار است نظم و نتیجه تلاش شما را افزایش دهد، نه اینکه استرس اضافه ایجاد کند. انعطافپذیر باشید و هر جا لازم است، رویه کار خود را تغییر دهید.
تکنیک تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی به شما کمک میکند کنترل روز خود را در دست بگیرید و با ایجاد یک برنامه دقیق کارهای بیشتری را انجام دهید. با اختصاص زمان مشخص به هر کار و اولویتبندی درست، روی هر کاری انرژی و توجه لازم گذاشته میشود. این موضوع نه تنها حس رضایت بیشتری را به شما میدهد بلکه باعث میشود به نتایج بهتری هم دست پیدا کنید. اگر حواستان به دامهای احتمالی باشد و در طول مسیر رویکرد خود را بازبینی و اصلاح کنید، هیچ دلیلی وجود ندارد که تکنیک تایم بلاکینگ یا بلوکبندی زمانی برای شما جواب ندهد.
منبع: کلاسینو مگ
سوالات متداول
تایم بلاکینگ چیست و چه تفاوتی با برنامهریزی معمولی دارد؟
تایم بلاکینگ یعنی اختصاص زمان مشخص در تقویم به هر کار؛ این روش تمرکز را بالا میبرد و باعث میشود با نظم بیشتری به انجام کارهایتان بپردازید.
تفاوت تایم بلاکینگ و تایم باکسینگ در چیست؟
تایم بلاکینگ برای فعالیتهای کلی و عمیق است، اما تایم باکسینگ روی زمان محدود برای هر کار جزئی تمرکز دارد. انتخاب بین آنها به نوع کار و میزان فشار زمانی شما بستگی دارد.
چطور میتوان تایم بلاکینگ را بدون استرس اجرا کرد؟
با در نظر گرفتن زمانهای شناور، استراحت و انعطاف در برنامه تکنیک تایم بلاکینگ میتواند به شما در انجام کارهایتان کمک کند و مانع استرس گرفتن شود.
